• 2014/12/22

書類整理はレターケースよりもファイル収納が便利

書類整理はレターケースのような浅い引き出しに入れるのが一般的かと思いますが、この重ねる収納だと下の書類がわかりにくく、不要な書類を捨てるチャンスがなくなり、増える一方となってしまいます。

そこで、書類にはファイル収納をおすすめしたいと思います。

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なぜファイル収納のほうがいい?

たとえば、5段レターケースに20種類の書類を入れるのと、同じ量をファイル化して立てた場合、必要な収納スペースの比率は2:1になります。また、レターケースは背が低いのでついその上にモノを置いてしまい、部屋を雑然とさせる原因にもなりかねません。そういう理由で、ファイル化がおすすめなのです。

では、次の手順で書類のファイル化を行いましょう。

①書類を1カ所に集める

まず、この中から不要なものを処分します。たとえば、領収証の保存期間は1年間です。万が一の返品などの際に必要になりますが、1年以上経てば不要です。

②それらを分類する

一般的な分類は次の通りです。

  • 領収書、預金通知など
  • 生命・火災保険の証書、年金、株券など
  • 健康関係

③必要なモノを用意する

次のものを用意します。

  • A4判の差し替え式30穴ファイル 1冊
  • ファイル用クリアポケット(必要なポケット数のもの数種類) 各10枚

④ポケットに入れる

種類別にポケットに入れていきます。1冊に違う分類のものを入れるときは、間にインデックスをはさみます。

A4判の差し替え式30穴のファイルと決めるのは、同種類だけれどもサイズが違うというものを隣同士のページにファイリングできるからです。

ファイルはしまいこまない!

これらのファイルは、必要なときにすぐ取り出して見るためのものなので、しまいこんでは意味がありません。郵便物などを開封する場所の近くや、ダイニングテーブルの近くのオープンの本棚などに置くのがおすすめです。

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